Verwerkersovereenkomst (VWO)
Overeenkomstig art. 28 AVG
Laatst bijgewerkt: 25 juli 2026
Deze verwerkersovereenkomst („VWO”) maakt deel uit van de gebruiksvoorwaarden tussen u als accounthouder („verwerkingsverantwoordelijke”) en Fontemia GmbH als exploitant van BgLetter („verwerker”). Zij geldt automatisch en zonder afzonderlijke ondertekening zodra u persoonsgegevens van uw ontvangers via de Channel laat verwerken. Op verzoek stellen wij u een ondertekend exemplaar ter beschikking.
1. Voorwerp, omvang en duur
Voorwerp van de verwerking is de uitvoering van de door de verwerkingsverantwoordelijke gestarte e-mailverzending via de Channel BgLetter. De verwerker voert bewust geen contact- of adresbeheer: ontvangergegevens worden per verzending door de verwerkingsverantwoordelijke aangeleverd, uitsluitend voor die verzending verwerkt en na afloop van de in artikel 10 geregelde termijn automatisch gewist. De verwerking duurt voort zolang het account bestaat en eindigt met de verwijdering daarvan, behoudens wettelijke bewaarplichten.
2. Aard en doel van de verwerking
Verzamelen, opslaan, personaliseren, sorteren, vertalen alsmede doorgeven van ontvangergegevens met het doel de door de verwerkingsverantwoordelijke opgestelde berichten te verzenden via diens eigen e-mailprovider; voorts het registreren van bezorg-, openings-, klik- en afmeldgebeurtenissen, het bijhouden van de afmeldlijst alsmede de technische logging ten behoeve van foutanalyse en misbruikbestrijding.
3. Categorieën van betrokkenen en gegevens
Betrokkenen zijn de door de verwerkingsverantwoordelijke bepaalde ontvangers van zijn berichten. Verwerkte gegevenscategorieën: e-mailadres, naam alsmede de door de verwerkingsverantwoordelijke aangeleverde personalisatievelden, voorts taal- en landgegevens alsmede gebeurtenisgegevens over bezorging, opening, klik en afmelding. De verwerkingsverantwoordelijke mag geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens conform art. 9 AVG en geen gegevens conform art. 10 AVG via de Channel laten verwerken.
4. Gebondenheid aan instructies
De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij hij op grond van Unierecht of het recht van een lidstaat tot verwerking verplicht is; in dat geval stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking in kennis van de wettelijke vereisten, tenzij het recht dit om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Het gebruik van de functies van de Channel geldt als instructie. Afzonderlijke instructies vereisen tekstvorm. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis wanneer hij van mening is dat een instructie in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht; hij mag de uitvoering opschorten totdat hierover duidelijkheid bestaat.
5. Vertrouwelijkheid
De verwerker waarborgt dat de tot verwerking gemachtigde personen zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden, en dat zij zijn geïnstrueerd in de toepasselijke gegevensbeschermingsvoorschriften. De kring van personen met toegang is beperkt tot het voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke minimum.
6. Technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG)
De verwerker treft met name de volgende maatregelen: versleutelde overdracht van alle gegevens (TLS); versleutelde opslag van de toegangsgegevens van het e-mailaccount (AES-256) en opslag van wachtwoorden uitsluitend als hashwaarde; strikte mandantenscheiding op databaseniveau; rolgebaseerde toegangscontrole en optionele tweefactorauthenticatie; logging van beveiligingsrelevante handelingen; hardening van de servers, firewall, rate limits en misbruikdetectie; regelmatige back-ups van de systeemgegevens; dataminimalisatie door automatische wissing na 30 dagen; serverlocatie Duitsland. De verwerker mag de maatregelen doorontwikkelen zolang het beschermingsniveau niet wordt onderschreden.
7. Subverwerkers
De verwerkingsverantwoordelijke verleent de algemene toestemming voor de inschakeling van de volgende subverwerkers: een hostingdienstverlener met serverlocatie in Duitsland voor de exploitatie van de infrastructuur alsmede Anthropic voor de optionele AI-functies (vertaling en assistent), waarbij uitsluitend berichtinhoud en geen ontvangeradressen worden doorgegeven. De betalingsafhandeling via PayPal betreft uitsluitend gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke zelf en vindt plaats onder diens eigen verantwoordelijkheid. De door de verwerkingsverantwoordelijke gekozen e-mailprovider is geen subverwerker van de verwerker, maar valt onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker informeert ten minste 30 dagen van tevoren in tekstvorm over voorgenomen wijzigingen; de verwerkingsverantwoordelijke mag om een gewichtige, gegevensbeschermingsrechtelijke reden bezwaar maken en in dat geval de overeenkomst opzeggen.
8. Ondersteuning van de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerker ondersteunt de verwerkingsverantwoordelijke met passende technische en organisatorische maatregelen bij de beantwoording van verzoeken van betrokkenen (art. 12 tot en met 23 AVG) alsmede bij de naleving van de verplichtingen uit art. 32 tot en met 36 AVG, voor zover dit redelijk is en de verwerker over de vereiste informatie beschikt. Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot de verwerker, dan leidt deze het verzoek onverwijld door naar de verwerkingsverantwoordelijke. Ondersteuning die verder gaat dan de in art. 28 AVG voorziene omvang mag de verwerker naar rato van de inspanning in rekening brengen.
9. Melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens
De verwerker meldt de verwerkingsverantwoordelijke elke hem bekend geworden inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld, uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, in tekstvorm en stelt de bij hem beschikbare informatie ter beschikking die de verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft voor zijn eigen meldplichten conform art. 33 en 34 AVG. De meldplicht jegens de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen rust uitsluitend op de verwerkingsverantwoordelijke.
10. Wissing en teruggave
Ontvangergegevens, berichtinhoud en gebeurtenisgegevens worden uiterlijk 30 dagen na de betreffende verzending automatisch en onherroepelijk gewist. Na beëindiging van de overeenkomst wist de verwerker alle resterende persoonsgegevens binnen 30 dagen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht bestaat; back-ups worden in het kader van de reguliere back-upcycli overschreven. De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht benodigde gegevens vóór afloop van deze termijnen via de exportfuncties veilig te stellen. Permanent opgeslagen blijft alleen de afmeldlijst ter nakoming van de verplichtingen uit art. 21 AVG.
11. Bewijs en controles
De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit art. 28 AVG aan te tonen, in de regel door een actuele beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen alsmede door schriftelijke informatieverstrekking. Volstaan deze bewijzen in een concreet geval niet, dan maakt de verwerker een controle mogelijk na voorafgaande aankondiging met een redelijke termijn, tijdens de gebruikelijke kantooruren, ten hoogste eenmaal per jaar, zonder verstoring van de bedrijfsvoering, met inachtneming van de vertrouwelijkheid en van de rechten van andere klanten en op kosten van de verwerkingsverantwoordelijke. Controles door derden vereisen dat dezen tot geheimhouding zijn verplicht; concurrenten zijn uitgesloten.
12. Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is als enige verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking. Hij waarborgt in het bijzonder dat voor elk contact een geldige rechtsgrondslag — met name een aantoonbare toestemming — bestaat, dat hij de ontvangers transparant informeert, rechten van betrokkenen nakomt, bezwaren respecteert en geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens doorgeeft. Hij voert zelf het register van verwerkingsactiviteiten voor zijn verwerkingen en beoordeelt op eigen verantwoordelijkheid of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling noodzakelijk is.
13. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid in de verhouding tussen de partijen richt zich naar de gebruiksvoorwaarden; art. 82 AVG blijft onaangetast. In de onderlinge verhouding draagt elke partij het deel van een schade dat overeenkomt met haar aandeel in de verantwoordelijkheid. De verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart de verwerker van aanspraken die erop berusten dat de door hem aangeleverde gegevens of gegeven instructies onrechtmatig waren.
14. Internationale doorgifte
De verwerking vindt plaats op servers in Duitsland (EU/EER). De verwerker is gevestigd in Zwitserland, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat (art. 45 AVG). Een doorgifte naar een derde land zonder adequaatheidsbesluit vindt uitsluitend plaats in het kader van de optionele AI-functies en is afgedekt door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
15. Slotbepalingen
Wijzigingen van deze VWO vereisen tekstvorm. In geval van tegenstrijdigheid gaan de bepalingen van deze VWO voor op de gebruiksvoorwaarden voor het gebied van de verwerking in opdracht. Mocht een bepaling ongeldig zijn, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onaangetast. Doorslaggevend is de Duitse versie.
16. Contact
Vragen over deze VWO kunt u richten aan:
Deze pagina dient ter informatie en vormt geen juridisch advies.
Zie ook: Gebruiksvoorwaarden · Privacyverklaring · Colofon