Documentatie

Aan de slag

BgLetter is een Channel: een hulpmiddel waarmee u e-mails verstuurt via uw eigen postvak (bring-your-own-SMTP). De verzending loopt via uw mailserver, u blijft de afzender en de afzenderreputatie blijft van u – wij leveren geen verzendinfrastructuur en rekenen niets per e-mail.

Uw ontvangerslijst blijft bij u: ontvangers komen per verzending uit een CSV-bestand. Er is geen contactbeheer – geen opgeslagen lijsten, geen segmenten, geen aanmeldformulieren. En de gegevens die een verzending nodig heeft, worden uiterlijk na 30 dagen weer verwijderd (zie Bewaring en verwijdering).

In vier stappen klaar voor de start

1. Account aanmaken. Registreer u gratis op /register.
2. Eigen postvak koppelen. Voer de inloggegevens van uw mailserver in (zie "SMTP koppelen").
3. Inhoud maken. Schrijf uw e-mail in de bouwsteenmodus of in de code-editor.
4. Ontvangerslijst uploaden en versturen. Upload het CSV-bestand voor deze verzending en verstuur direct of gepland.

Het aanbod richt zich uitsluitend op bedrijven en andere zakelijke of institutionele gebruikers, niet op consumenten.

SMTP koppelen

Onder Afzenderaccounts voert u een of meer verzendaccounts in. BgLetter bevat voorgeconfigureerde providersjablonen die host, poort en versleuteling vooraf invullen (bijv. Gmail/Google Workspace, Microsoft 365, Brevo, SendGrid, Mailgun, Postmark). Bij sommige providers (bijv. Amazon SES en all-inkl/KAS) voert u de host zelf in, omdat deze per regio of pakket verschilt.

Typische instellingen

Host:            smtp.uwdomein.nl
Poort:           587   (STARTTLS)  of  465 (SSL/TLS)
Gebruikersnaam:  verzending@uwdomein.nl
Wachtwoord:      ••••••••  (app-wachtwoord aanbevolen)
Afzender:        "Uw naam" <newsletter@uwdomein.nl>

Na het opslaan kunt u een testverbinding starten. BgLetter meldt of login en versleuteling werken.

Afleverbaarheid (SPF / DKIM / DMARC)

Of uw e-mails aankomen, hangt vooral af van uw DNS-configuratie. Drie records zijn essentieel:

Kort gezegd: SPF autoriseert servers, DKIM bewijst de echtheid, DMARC vertelt ontvangers wat er bij vervalsingen moet gebeuren. Samen verhogen deze drie de afleverratio aanzienlijk.

Ontvangers & verzending

Ontvangers komen per verzending uit een CSV-bestand. U uploadt het bestand in de editor, wijst de kolommen toe en verstuurt. Er zijn geen opgeslagen lijsten, geen segmenten en geen aanmeldformulieren: uw ontvangerslijst blijft bij u en het originele bestand blijft op uw computer.

Opbouw van het CSV-bestand

De eerste regel is de kopregel met de kolomnamen. Komma en puntkomma zijn de gebruikelijke scheidingstekens; sla het bestand op in UTF-8 zodat accenttekens behouden blijven.

Email;Naam;Factuur;Taal;Land
anna@example.com;Anna Berger;R-2041;de;DE
paul@example.org;Paul Vetter;R-2042;fr;FR

De kolommen mogen een willekeurige naam hebben: na het uploaden kiest u in de editor welke kolom het e-mailadres bevat, welke de naam en welke de taal of het land. Een voorbeeldbestand vindt u in de editor onder "Hoe moet het CSV-bestand eruitzien?".

Dubbele adressen en blokkeerlijst

• Dubbele adressen worden automatisch samengevoegd: staat hetzelfde adres meerdere keren in het bestand, dan wordt het maar één keer aangeschreven – de eerste regel met haar personalisatiewaarden geldt. Hoofdletters en kleine letters maken daarbij niet uit.
• Onvolledige regels zonder adres of met een duidelijk ongeldig adres worden vóór de verzending eruit gefilterd.
• De blokkeerlijst geldt altijd. Adressen op uw afmeldlijst worden bij elke verzending automatisch overgeslagen – u hoeft het CSV-bestand daarvoor niet vooraf op te schonen.

Verzending

• Voorbeeldweergave voor desktop en mobiel – met voorbeeldgegevens uit de eerste regel van uw CSV-bestand.
• Personalisatie via variabelen zoals {{NAME}}, {{EMAIL}} en uw eigen kolommen.
• De afmeldlink wordt automatisch toegevoegd – verplicht en goed voor de reputatie.
• De verzending verloopt gedoseerd via uw eigen postvak om de verzendlimieten daarvan te respecteren.

Onder Verzendwijze kiest u een van drie snelheden: Veilige bezorging (maximale betrouwbaarheid, aanbevolen), Gemiddelde snelheid (evenwichtig) of Hoge snelheid (alleen voor postvakken met royale verzendlimieten). BgLetter spreidt de verzending automatisch zo dat e-mails naar dezelfde provider niet te dicht op elkaar volgen – handmatige intervalinstellingen zijn niet nodig, en tijdelijk mislukte afleveringen worden automatisch tot twee keer herhaald. U verstuurt direct of gepland op een gekozen tijdstip.

Bij directe verzending volgt u de voortgang live en kunt u de lopende verzending pauzeren, hervatten of annuleren. Open- en kliktracking is daarbij altijd actief.

Afmeldingen / blokkeerlijst

Het afmeldingenbeheer is uw centrale blokkeerlijst: elk hier vermeld adres wordt bij elke verzending betrouwbaar overgeslagen – ook als het nog in uw CSV-bestand staat. Klikt een ontvanger op de afmeldlink – ook via one-click list unsubscribe direct in het postvak –, dan komt hij hier onmiddellijk terecht.

Vanaf het Pro-abonnement leidt een eigen menu-item Afmeldingen naar de pagina; u kunt haar ook rechtstreeks bereiken via het adres /app/unsubscribes.

• Toevoegen: adressen handmatig invoeren (één per regel) – met een reden uit de selectie: Handmatig, Klacht, Onbestelbaar (bounce) of Overig.
• Importeren: bestaande blokkeerlijsten als CSV- of tekstbestand inlezen.
• Exporteren: de volledige lijst als CSV (e-mail, reden, datum) downloaden.

De blokkeerlijst is het enige gegevensbestand dat permanent bewaard blijft. Dat is wettelijk vereist: alleen zo werkt een afmelding verder dan één verzending, ook wanneer hetzelfde adres maanden later weer in een CSV-bestand opduikt.

Bewaring en verwijdering

BgLetter bewaart zo weinig mogelijk en zo kort mogelijk. Voor elke verzending geldt een vaste termijn: uiterlijk 30 dagen na de verzending worden de verzendgebonden gegevens automatisch verwijderd. Dat gebeurt zonder dat u iets hoeft te doen en kan niet worden verlengd.

Wat na 30 dagen wordt verwijderd

• Ontvangersadressen uit het geüploade CSV-bestand.
• Personalisatiegegevens – namen en alle overige kolommen van uw bestand.
• De inhoud van het bericht van de verzending (tekst, HTML, bouwstenen, vertalingen).
• Trackinggebeurtenissen – afzonderlijke openingen en kliks, met tijdstip en koppeling aan de ontvanger.

Wat behouden blijft

• De onderwerpregel en het tijdstip van de verzending.
• Anonieme kerncijfers: aantal ontvangers, verzonden, mislukt, afleverratio en openingen en kliks als totalen – zonder verband met afzonderlijke personen.
• De afmeldlijst (blokkeerlijst). Die blijft permanent bestaan, omdat een afmelding anders na 30 dagen zonder werking zou raken.

Concepten en sjablonen

Ook ongewijzigde concepten worden 30 dagen na de laatste wijziging verwijderd. Inhoud die u wilt bewaren en hergebruiken, hoort daarom in een sjabloon: sjablonen hangen aan geen enkele verzending en blijven bestaan tot u ze zelf verwijdert.

Minder opgeslagen gegevens betekent minder dat verloren kan gaan. De termijn is geen beperking, maar juist de reden waarom uw ontvangerslijst nergens permanent bij ons staat.

Berichten (transactioneel)

Via het onderdeel Berichten verstuurt u afzonderlijke transactionele e-mails – zoals facturen, betalingsherinneringen, betalingsbewijzen, afspraakherinneringen, orderbevestigingen of meldingen – aan precies één ontvanger via uw eigen afzenderaccount. Berichten zijn in elk abonnement (ook Free) beschikbaar.

Voor betalingen biedt Bouwstenen twee bouwstenen: de betaalknop (een betaallink als sjabloon – PayPal.Me, PayPal-checkout, Stripe Payment Link of een willekeurige eigen URL; variabelen zoals {{AMOUNT}} of {{INVOICE_NUMBER}} worden bij verzending per ontvanger ingevuld, bedragen in puntformaat zoals 12.50) en de SEPA-QR-code (Girocode): ontvangers scannen deze met hun bank-app en krijgen een vooraf ingevulde overschrijving met IBAN, bedrag en betalingskenmerk – helemaal zonder betaalprovider. Beide bouwstenen zijn in de sjablonen “Factuur” en “Betalingsherinnering” al voorbereid en worden pas meegestuurd zodra ze zijn geconfigureerd (URL resp. IBAN).

• Sjablonen voor de meest voorkomende gevallen (factuur, betalingsherinnering, bewijs, afspraakherinnering, orderbevestiging, melding).
• Bijlagen: tot 10 bestanden met samen max. 10 MB (bijv. factuur-PDF).
• Personalisatie via {{NAME}} en {{EMAIL}}.
• Optionele open-tracking per bericht.

Editor & bouwsteenmodus

Nieuwsbrieven maakt u in de editor met twee modi: de bouwsteenmodus (blokken via drag-and-drop, met inline-opmaak – geselecteerde tekst direct in grootte, kleur, vet enz. aanpassen) en de code-editor voor eigen HTML. De bouwsteenmodus genereert e-mailcode die betrouwbaar wordt weergegeven in Outlook, Gmail en Apple Mail.

Beschikbare bouwstenen

• Tekst, knop en afbeelding voor de inhoud.
• Kolommen (2, 3 of 4), scheidingslijn en witruimte voor de lay-out.
• Sociale netwerken en een HTML-bouwsteen voor eigen snippets.

AI-vertaling

In de editor vertaalt u onderwerp en inhoud met één klik in maximaal 36 talen. U kiest de brontaal, de aanspreekvorm (u/formeel of je/informeel) en de gewenste doeltalen. Variabelen zoals {{NAME}} blijven daarbij behouden.

Bij de meertalige verzending ontvangt elke ontvanger de passende taalversie: bevat uw CSV-bestand een taalkolom (bijv. "Taal") of een landkolom (bijv. "Land"), dan wordt per ontvanger automatisch de juiste vertaling verzonden – anders de oorspronkelijke versie.

U hoeft daarvoor niet vooraf te vertalen: alle bij uw ontvangers herkende talen worden aan het begin van de verzending automatisch vertaald (zichtbaar als status "Wordt vertaald") – pas wanneer alle versies gereed zijn, start de aflevering.

Zo werkt de taaltoewijzing: de kolom mag een willekeurige naam hebben – na het uploaden kiest u in de editor welke kolom de taal bevat. Herkend worden taalcodes (de, deu, ger), locales (de-DE, en-US), taalnamen (Deutsch, German) en landnamen en -codes (Deutschland, Germany, DE, AT). Lege of onbekende waarden krijgen de oorspronkelijke versie. De kolom blijft daarnaast als variabele bruikbaar.

Tracking

BgLetter registreert openingen en kliks per verzending. In de analyse ziet u de open- en klikratio en de meest aangeklikte links.

De afzonderlijke gebeurtenissen zijn alleen aan een ontvanger gekoppeld zolang de verzending bestaat – uiterlijk 30 dagen na de verzending worden ze verwijderd. Daarna blijven alleen de anonieme totalen over (zie Bewaring en verwijdering).

Verzendingen & rapporten

Onder Campagnes & statistieken vindt u alle verzendingen met datum, onderwerp, status, aantal ontvangers, verzonden, mislukt en de afleverratio (verzonden ÷ totaal aantal ontvangers). De nieuwste staan bovenaan. Via het oogsymbool opent u het rapport.

Het rapport toont bovenaan de kerncijfers, inclusief openingen en kliks, en een balk "Verzendvoortgang". De kaart Reacties van ontvangers toont openingen en kliks telkens als uniek en totaal en berekent de klikratio (CTR) uit unieke kliks per unieke opening. Een tabel toont de meest aangeklikte links met kliks en unieke kliks.

• Ontvangerstabel: per ontvanger e-mail, e-mailprovider, naam, status en – bij fouten – de exacte SMTP-foutmelding en het verzendtijdstip. Deze tabel is 30 dagen beschikbaar.
• Filters: alle, verzonden, mislukt, in afwachting.
• CSV-export: "Als tabel exporteren (CSV)" downloadt alle ontvangers – ongeacht het actieve filter. Exporteer op tijd, zolang de gegevens er nog zijn.

In het overzicht is er geen handmatig verwijderen – en dat is ook niet nodig: na 30 dagen verwijdert BgLetter zelf de ontvangersgegevens, de inhoud en de trackinggebeurtenissen. Het onderwerp en de anonieme kerncijfers blijven als historie bewaard.

REST-API (kort overzicht)

Voor integraties biedt BgLetter een REST-API. API-sleutels genereert u in het ontwikkelaarsgedeelte van uw account. Authenticatie verloopt via een bearer-token in de header.

# Transactioneel bericht versturen
curl -X POST https://bgletter.com/api/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer UW_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "to": "klant@example.com", "subject": "Uw factuur", "html": "<p>Goedendag …</p>" }'

De basis-URL is <uw-domein>/api/v1; authenticatie verloopt via Authorization: Bearer bgl_… of X-Api-Key: bgl_…. Beschikbaar zijn endpoints voor transactionele berichten (POST /api/v1/messages), voor de afmeldlijst en lees-endpoints voor account en verzendingen. De volledige specificatie staat op /api/v1/openapi.json.

• Idempotentie: een Idempotency-Key-header bij het versturen van berichten voorkomt dubbele aflevering bij herhalingen.
• Webhook-handtekening: elke aflevering bevat X-BgLetter-Signature: sha256=… (HMAC-SHA256 over de ruwe tekst met uw whsec_-sleutel) – controleer deze vóór de verwerking.
• Ratelimiet: 120 verzoeken/minuut per account (berichten daarnaast 300/uur).

Aanvullend zijn er webhooks beschikbaar om uw systeem bij gebeurtenissen (bijv. afmelding, bounce) in realtime te informeren. Endpoints en voorbeeldantwoorden vindt u in het ontwikkelaarsgedeelte.

Facturatie

BgLetter rekent met een vaste maandelijkse abonnementsprijs – geen kosten per e-mail. De abonnementen verschillen in het maandelijkse verzendvolume, het aantal afzenderaccounts en andere limieten.

• Gratis Free-abonnement om uit te proberen – geen creditcard nodig.
• Upgraden kan altijd in het onderdeel Facturatie. Voor een lager abonnement zegt u het abonnement op (loopt aan het einde van de periode terug naar "Free").
• Alle prijzen zijn in euro; facturatie door Fontemia GmbH, Grammetstr. 14, CH-4410 Liestal.

Team & account

Onder Beheer nodigt u teamleden uit en kent u rollen toe: Eigenaar, Admin of Lid. Alleen eigenaar en admins zien het beheer; alleen de eigenaar kan uitnodigen, rollen wijzigen en leden verwijderen.

Het aantal plaatsen hangt af van het abonnement – een tweede teamlid is mogelijk vanaf het Pro-abonnement. Elk lid activeert zijn tweefactorauthenticatie (2FA) zelf onder Instellingen.

Instellingen

Onder Instellingen beheert u uw account op één pagina met vijf kaarten. Wachtwoord en tweefactorauthenticatie staan open voor elk lid; factuuradres, branding en gegevens & privacy zijn voorbehouden aan de eigenaar.

• Wachtwoord wijzigen – nieuw wachtwoord met minimaal 8 tekens. Een wijziging meldt automatisch alle andere sessies af.
• Tweefactorauthenticatie – instellen via QR-code; daarna worden 8 eenmalige herstelcodes precies één keer getoond (bewaar ze veilig – ze kunnen niet opnieuw worden weergegeven). Voor het uitschakelen is een actuele code uit uw app nodig.
• Factuuradres – bedrijf, adres en btw-nummer; verschijnt op uw facturen (alleen eigenaar).
• Branding – merkkleur, logo-URL, postadres en een eigen e-mailvoettekst (details hieronder).
• Gegevens & privacy – "Mijn gegevens exporteren (JSON)" als bestand en het definitieve verwijderen van het account (in twee stappen, onomkeerbaar).

Bij de branding gelden merkkleur en logo-URL alleen voor de openbare pagina’s die uw ontvangers te zien krijgen – zoals de afmeldpagina – en niet voor verzonden e-mails. Het postadres (afzender) wordt daarentegen in de voettekst van elke uitgaande e-mail opgenomen – laat u het leeg, dan ontbreekt de adresregel (impressumplicht volgens § 5 TMG). Een eigen HTML-voettekst is beschikbaar vanaf het Business-abonnement.

Probleemoplossing

De meest gestelde vragen en hun oplossing in één oogopslag. De meeste afleverproblemen zijn in enkele minuten te verhelpen.

Is een functie grijs weergegeven? Dan is deze niet in uw abonnement inbegrepen – naast de knop staat het benodigde abonnement (bijv. "Vanaf Pro"). Een upgrade in het onderdeel Facturatie schakelt haar vrij.