Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

E-mail:

2. Twee rollen: uw gegevens en de gegevens van uw ontvangers

Voor de gegevens die u als klant bij ons vastlegt — account-, contract- en gebruiksgegevens — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor de gegevens van de ontvangers die u voor een verzending aanlevert, bent u verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uitsluitend verwerker conform art. 28 AVG. Wij verwerken deze ontvangergegevens alleen op uw instructie, uitsluitend voor de uitvoering van de verzending, en gebruiken ze nooit voor eigen doeleinden.

3. Welke gegevens wij verzamelen

Accountgegevens: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend als hashwaarde), taalinstelling, rol en teamlidmaatschap. Contract- en factureringsgegevens: abonnement, boekings- en betalingsstatus, factuurnummers en -bedragen, PayPal-transactiekenmerken. Configuratiegegevens: toegangsgegevens van uw e-mailaccount (versleuteld opgeslagen), afzendergegevens, sjablonen en concepten. Gebruiks- en logbestandgegevens: tijdstip en aard van beveiligingsrelevante handelingen, IP-adres en technische metagegevens in serverlogboeken ter afwering van misbruik. Ontvangergegevens: de door u per verzending aangeleverde adressen en personalisatievelden.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken uw gegevens voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, met inbegrip van het beschikbaar stellen van de Channel, de aansturing van de verzending, de facturering en de support (art. 6 lid 1 sub b AVG), voor het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals fiscale en handelsrechtelijke bewaarplichten (art. 6 lid 1 sub c AVG), op grond van onze gerechtvaardigde belangen bij beveiliging, misbruikbestrijding, foutanalyse en doorontwikkeling van de dienst (art. 6 lid 1 sub f AVG) alsmede op grond van uw toestemming, voor zover u die heeft verleend (art. 6 lid 1 sub a AVG). Geautomatiseerde besluitvorming of profilering vindt niet plaats.

5. Ontvangergegevens: geen adresbeheer

BgLetter houdt bewust geen contactendatabase bij. U levert de ontvangergegevens per verzending zelf aan; zij worden uitsluitend voor de uitvoering van die verzending verwerkt en uiterlijk dertig dagen na de verzending automatisch en onherroepelijk gewist — samen met de inhoud van het verzonden bericht en de bijbehorende openings- en klikgebeurtenissen. Permanent opgeslagen blijft alleen de afmeldlijst: adressen die bezwaar hebben gemaakt tegen verdere ontvangst bewaren wij, zodat uw volgende verzending deze personen betrouwbaar uitsluit. Deze verwerking is noodzakelijk voor het nakomen van de verplichtingen uit art. 21 AVG.

6. Bewaartermijn

Ontvangeradressen, personalisatiegegevens, berichtinhoud alsmede openings- en klikgebeurtenissen: maximaal 30 dagen na de verzending. Anonieme kengetallen en onderwerpregels van een campagne: gedurende de looptijd van uw account. Account-, contract- en configuratiegegevens: gedurende de looptijd van uw account en daarna 30 dagen tot de definitieve wissing. Afmeldingen: permanent, aangezien wettelijk vereist. Factuur- en boekingsbescheiden: tien jaar conform fiscale en handelsrechtelijke bewaarplichten. Beveiligingsrelevante logboeken: in de regel 90 dagen. U kunt uw account te allen tijde in de instellingen verwijderen en uw gegevens vooraf exporteren.

7. Opslaglocatie en beveiliging

De gegevens worden verwerkt op servers van een hostingdienstverlener in Duitsland (EU). De overdracht vindt uitsluitend versleuteld plaats (TLS). Toegangsgegevens van uw e-mailaccount worden versleuteld opgeslagen met AES-256, wachtwoorden uitsluitend als niet-herleidbare hashwaarde. De toegang is beperkt tot het noodzakelijke minimum, wordt gelogd en is beveiligd door rollen- en mandantenscheiding alsmede tweefactorauthenticatie. Een absolute bescherming tegen onbevoegde toegang is bij overdracht via internet technisch niet mogelijk.

8. Ontvangers en verwerkers

Wij geven gegevens alleen door aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners waarmee verwerkersovereenkomsten zijn gesloten: een hostingaanbieder met serverlocatie in Duitsland (exploitatie van de infrastructuur), PayPal (betalingsafhandeling; PayPal verwerkt de betaalgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke volgens zijn eigen bepalingen) alsmede Anthropic (het beschikbaar stellen van de AI-functies voor vertaling en assistent). De eigenlijke e-mailverzending verloopt via de door u geconfigureerde e-mailprovider, die u zelf kiest en die onder uw verantwoordelijkheid valt. Doorgifte voor reclamedoeleinden, verkoop of ander gebruik voor doeleinden van derden vindt niet plaats.

9. AI-ondersteunde functies

Wanneer u de AI-vertaling of de assistent gebruikt, wordt de betreffende inhoud — bij de vertaling de tekst van uw bericht, bij de assistent uw vraag — ter verwerking doorgegeven aan Anthropic. Personalisatieplaatshouders zoals {{NAME}} blijven daarbij ongewijzigd; ontvangeradressen worden niet doorgegeven. Het gebruik is vrijwillig: u start elke vertaling zelf, en zonder uw handeling vindt geen doorgifte plaats. Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten baseren wij ons op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen.

10. Internationale gegevensdoorgifte

Uw gegevens worden opgeslagen op servers in Duitsland (EU/EER). De verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd in Zwitserland, waaraan de Europese Commissie een passend beschermingsniveau toekent (art. 45 AVG); verwerking kan daarom binnen de EER en Zwitserland plaatsvinden. Een doorgifte naar de Verenigde Staten vindt uitsluitend plaats in het kader van de AI-functies en is afgedekt door modelcontractbepalingen. Verdergaande doorgiften naar derde landen verrichten wij niet.

11. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen analysediensten van derden. In de lokale opslag van uw browser leggen wij uitsluitend technisch noodzakelijke gegevens vast: uw aanmeldtoken, de gekozen taal en de weergave-instelling. Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de door u uitdrukkelijk gewenste dienst en vereist daarom geen toestemming.

12. Openings- en klikmeting van uw verzendingen

Voor de door u verzonden e-mails registreren wij in uw opdracht of een bericht is geopend en of op een link is geklikt. Verwerkingsverantwoordelijke voor deze meting bent u; u moet de ontvangers daarover informeren en, voor zover vereist, hun toestemming verkrijgen. Deze gebeurtenissen worden samen met de ontvangergegevens uiterlijk na dertig dagen gewist; daarna blijven alleen anonieme totalen over.

13. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de over u opgeslagen gegevens (art. 15 AVG), op rectificatie (art. 16), op wissing (art. 17), op beperking van de verwerking (art. 18), op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) alsmede op bezwaar tegen verwerkingen die op gerechtvaardigde belangen berusten (art. 21). Een verleende toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Account- en campagnegegevens kunt u te allen tijde zelf exporteren en uw account in de instellingen volledig verwijderen.

U heeft bovendien het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Zwitserland bij de Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), in de Europese Unie bij de voor u bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit — wanneer u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met het geldende recht.

14. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer de dienst of de rechtssituatie verandert. Van toepassing is de versie die op deze pagina is gepubliceerd; wezenlijke wijzigingen delen wij klanten daarnaast in tekstvorm mee.

15. Contact

Bij vragen over gegevensbescherming of over de uitoefening van uw rechten bereikt u ons op het in het colofon vermelde adres en e-mailadres. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben wij niet aangesteld, aangezien de wettelijke voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.

E-mail: