Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 25. Juli 2026
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst und verarbeiten so wenige Daten wie möglich. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir bei der Bereitstellung des Channels BgLetter verarbeiten, zu welchem Zweck und wie lange.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
E-Mail:
2. Zwei Rollen: Ihre Daten und die Daten Ihrer Empfänger
Für die Daten, die Sie als Kunde bei uns hinterlegen — Konto-, Vertrags- und Nutzungsdaten —, sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die Daten der Empfänger, die Sie für einen Versand bereitstellen, sind Sie Verantwortlicher und wir ausschließlich Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten diese Empfängerdaten nur auf Ihre Weisung, ausschließlich zur Durchführung des Versands, und nutzen sie niemals für eigene Zwecke.
3. Welche Daten wir erheben
Kontodaten: Firmenname, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als Hashwert), Spracheinstellung, Rolle und Team-Zugehörigkeit. Vertrags- und Abrechnungsdaten: Tarif, Buchungs- und Zahlungsstatus, Rechnungsnummern und -beträge, PayPal-Vorgangskennungen. Konfigurationsdaten: Zugangsdaten Ihres E-Mail-Kontos (verschlüsselt gespeichert), Absenderangaben, Vorlagen und Entwürfe. Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt und Art sicherheitsrelevanter Aktionen, IP-Adresse und technische Metadaten in Server-Protokollen zur Abwehr von Missbrauch. Empfängerdaten: die von Ihnen je Versand bereitgestellten Adressen und Personalisierungsfelder.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung und Durchführung des Vertrags einschließlich Bereitstellung des Channels, Versandsteuerung, Abrechnung und Support (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten wie steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse und Weiterentwicklung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit Sie eine solche erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.
5. Empfängerdaten: keine Adressverwaltung
BgLetter führt bewusst keine Kontaktdatenbank. Sie stellen die Empfängerdaten je Versand selbst bereit; sie werden ausschließlich für die Durchführung dieses Versands verarbeitet und spätestens dreißig Tage nach dem Versand automatisch und unwiederbringlich gelöscht — gemeinsam mit dem Inhalt der versendeten Nachricht und den zugehörigen Öffnungs- und Klickereignissen. Dauerhaft gespeichert bleibt allein die Abmeldeliste: Adressen, die einem weiteren Empfang widersprochen haben, halten wir vor, damit Ihr nächster Versand diese Personen zuverlässig ausschließt. Diese Verarbeitung ist zur Erfüllung der Pflichten aus Art. 21 DSGVO erforderlich.
6. Speicherdauer
Empfängeradressen, Personalisierungsdaten, Nachrichteninhalte sowie Öffnungs- und Klickereignisse: höchstens 30 Tage nach Versand. Anonyme Kennzahlen und Betreffzeilen einer Kampagne: für die Dauer Ihres Kontos. Konto-, Vertrags- und Konfigurationsdaten: für die Dauer Ihres Kontos und danach 30 Tage bis zur endgültigen Löschung. Abmeldungen: dauerhaft, da gesetzlich erforderlich. Rechnungs- und Buchungsbelege: zehn Jahre gemäß steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Sicherheitsrelevante Protokolle: in der Regel 90 Tage. Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen löschen und Ihre Daten vorher exportieren.
7. Speicherort und Sicherheit
Die Daten werden auf Servern eines Hosting-Dienstleisters in Deutschland (EU) verarbeitet. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail-Konto werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert, Passwörter ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert. Der Zugriff ist auf das erforderliche Minimum beschränkt, protokolliert und durch Rollen- und Mandantentrennung sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Ein absoluter Schutz vor unbefugtem Zugriff ist bei der Übertragung über das Internet technisch nicht möglich.
8. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur an sorgfältig ausgewählte Dienstleister weiter, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen: einen Hosting-Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (Betrieb der Infrastruktur), PayPal (Zahlungsabwicklung; PayPal verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher nach seinen eigenen Bestimmungen) sowie Anthropic (Bereitstellung der KI-Funktionen für Übersetzung und Assistent). Der eigentliche E-Mail-Versand erfolgt über den von Ihnen konfigurierten E-Mail-Anbieter, den Sie selbst auswählen und der in Ihrer Verantwortung steht. Eine Weitergabe zu Werbezwecken, ein Verkauf oder eine sonstige Nutzung für fremde Zwecke findet nicht statt.
9. KI-gestützte Funktionen
Wenn Sie die KI-Übersetzung oder den Assistenten nutzen, werden die betreffenden Inhalte — bei der Übersetzung der Text Ihrer Nachricht, beim Assistenten Ihre Frage — zur Verarbeitung an Anthropic übermittelt. Personalisierungsplatzhalter wie {{NAME}} bleiben dabei unverändert; Empfängeradressen werden nicht übertragen. Die Nutzung ist freiwillig: Sie lösen jede Übersetzung selbst aus, und ohne Ihre Aktion findet keine Übermittlung statt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Übermittlung in die USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nebst ergänzenden Maßnahmen.
10. Internationale Datenübermittlung
Ihre Daten werden auf Servern in Deutschland (EU/EWR) gespeichert. Der Verantwortliche hat seinen Sitz in der Schweiz, der die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau zuerkennt (Art. 45 DSGVO); eine Verarbeitung kann daher innerhalb des EWR und der Schweiz erfolgen. Eine Übermittlung in die USA findet ausschließlich im Rahmen der KI-Funktionen statt und ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Weitergehende Übermittlungen in Drittländer nehmen wir nicht vor.
12. Öffnungs- und Klickmessung Ihrer Sendungen
Für die von Ihnen versendeten E-Mails erfassen wir in Ihrem Auftrag, ob eine Nachricht geöffnet und ob ein Link angeklickt wurde. Verantwortlich für diese Messung sind Sie; Sie müssen die Empfänger darüber informieren und, soweit erforderlich, deren Einwilligung einholen. Diese Ereignisse werden gemeinsam mit den Empfängerdaten spätestens nach dreißig Tagen gelöscht; danach verbleiben nur anonyme Summen.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Konto- und Kampagnendaten können Sie jederzeit selbst exportieren und Ihr Konto in den Einstellungen vollständig löschen.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der Europäischen Union bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde —, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir Kunden zusätzlich in Textform mit.
15. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der im Impressum genannten Anschrift und E-Mail-Adresse. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.
E-Mail:
Diese Seite dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar.
Siehe auch: Nutzungsbedingungen · Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) · Impressum