Dokumentation

Erste Schritte

BgLetter ist ein Channel: ein Werkzeug, mit dem Sie E-Mails über Ihr eigenes Postfach versenden (Bring-your-own-SMTP). Der Versand läuft über Ihren Mailserver, Sie bleiben der Absender, die Absender-Reputation bleibt Ihre – wir stellen keine Versandinfrastruktur und berechnen nichts pro E-Mail.

Ihre Empfängerliste bleibt bei Ihnen: Empfänger kommen je Versand aus einer CSV-Datei. Es gibt keine Kontaktverwaltung – keine gespeicherten Listen, keine Segmente, keine Anmeldeformulare. Und was ein Versand an Daten benötigt, wird spätestens nach 30 Tagen wieder gelöscht (siehe Aufbewahrung und Löschung).

In vier Schritten startklar

1. Konto anlegen. Registrieren Sie sich kostenlos unter /register.
2. Eigenes Postfach verbinden. Hinterlegen Sie die Zugangsdaten Ihres Mailservers (siehe „SMTP verbinden“).
3. Inhalt erstellen. Schreiben Sie Ihre E-Mail im Baukasten oder im Code-Editor.
4. Empfängerliste hochladen und senden. Laden Sie die CSV-Datei für diesen Versand hoch und versenden Sie sofort oder zeitgesteuert.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und andere gewerbliche oder institutionelle Nutzer, nicht an Verbraucher.

SMTP verbinden

Unter Absenderkonten hinterlegen Sie einen oder mehrere Versand-Accounts. BgLetter bringt vorkonfigurierte Anbieter-Vorlagen mit, die Host, Port und Verschlüsselung vorbelegen (z. B. Gmail/Google Workspace, Microsoft 365, Brevo, SendGrid, Mailgun, Postmark). Bei manchen Anbietern (z. B. Amazon SES und all-inkl/KAS) tragen Sie den Host selbst ein, da er je nach Region bzw. Paket unterschiedlich ist.

Typische Einstellungen

Host:           smtp.ihredomain.de
Port:           587   (STARTTLS)  oder  465 (SSL/TLS)
Benutzername:   versand@ihredomain.de
Passwort:       ••••••••  (App-Passwort empfohlen)
Absender:       "Ihr Name" <newsletter@ihredomain.de>

Nach dem Speichern können Sie eine Testverbindung auslösen. BgLetter meldet, ob Login und Verschlüsselung funktionieren.

Zustellbarkeit (SPF / DKIM / DMARC)

Ob Ihre E-Mails ankommen, entscheidet vor allem Ihre DNS-Konfiguration. Drei Einträge sind zentral:

Kurz gesagt: SPF autorisiert Server, DKIM beweist die Echtheit, DMARC sagt Empfängern, was bei Fälschungen passieren soll. Alle drei zusammen erhöhen die Zustellrate deutlich.

Empfänger & Versand

Empfänger kommen je Versand aus einer CSV-Datei. Sie laden die Datei im Editor hoch, ordnen die Spalten zu und versenden. Es gibt keine gespeicherten Listen, keine Segmente und keine Anmeldeformulare – Ihre Empfängerliste bleibt bei Ihnen, die Originaldatei liegt auf Ihrem Rechner.

Aufbau der CSV-Datei

Die erste Zeile ist die Kopfzeile mit den Spaltennamen. Als Trennzeichen sind Komma und Semikolon üblich; speichern Sie die Datei am besten UTF-8-kodiert, damit Umlaute erhalten bleiben.

E-Mail;Name;Rechnungsnummer;Sprache;Land
anna@example.com;Anna Berger;R-2041;de;DE
paul@example.org;Paul Vetter;R-2042;fr;FR

Die Spalten dürfen beliebig heißen: Nach dem Hochladen wählen Sie im Editor aus, welche Spalte die E-Mail-Adresse, welche den Namen und welche die Sprache bzw. das Land enthält. Eine Beispieldatei finden Sie im Editor unter „Wie muss die CSV aussehen?“.

Duplikate und Sperrliste

• Duplikate werden automatisch zusammengeführt: Steht dieselbe Adresse mehrfach in der Datei, wird sie nur einmal angeschrieben – es gilt die erste Zeile mit ihren Personalisierungswerten. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.
• Unvollständige Zeilen ohne oder mit offensichtlich ungültiger Adresse werden vor dem Versand aussortiert.
• Die Sperrliste gilt immer. Adressen auf Ihrer Abmeldeliste werden bei jedem Versand automatisch übersprungen – Sie müssen die CSV-Datei dafür nicht vorher bereinigen.

Versand

• Vorschau für Desktop und Mobil – mit Beispieldaten aus der ersten Zeile Ihrer CSV-Datei.
• Personalisierung über Platzhalter wie {{NAME}}, {{EMAIL}} und Ihre eigenen Spalten.
• Abmeldelink wird automatisch eingefügt – Pflicht und gut für die Reputation.
• Der Versand läuft gedrosselt über Ihr eigenes Postfach, um dessen Sendelimits einzuhalten.

Unter Versandart wählen Sie eine von drei Geschwindigkeiten: Sichere Zustellung (maximale Zuverlässigkeit, empfohlen), Mittlere Geschwindigkeit (ausgewogen) oder Schnelle Geschwindigkeit (nur für Postfächer mit großzügigen Sendelimits). BgLetter verteilt den Versand dabei automatisch so, dass E-Mails an denselben Anbieter nicht zu dicht aufeinander folgen – manuelle Intervall-Einstellungen sind nicht nötig, und vorübergehend fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch bis zu zweimal wiederholt. Sie versenden sofort oder zeitgesteuert zu einem gewählten Zeitpunkt.

Beim Sofortversand verfolgen Sie den Fortschritt live und können den laufenden Versand pausieren, fortsetzen oder abbrechen. Öffnungs- und Klick-Tracking ist dabei immer aktiv.

Abmeldungen / Sperrliste

Die Abmeldelisten-Verwaltung ist Ihre zentrale Sperrliste: Jede hier gelistete Adresse wird bei jedem Versand zuverlässig übersprungen – auch dann, wenn sie noch in Ihrer CSV-Datei steht. Klickt ein Empfänger auf den Abmeldelink – auch per One-Click-List-Unsubscribe direkt im Postfach –, landet er sofort hier.

Ab dem Pro-Tarif führt ein eigener Menüpunkt Abmeldungen zur Seite; alternativ erreichen Sie sie direkt über die Adresse /app/unsubscribes.

• Hinzufügen: Adressen manuell eintragen (eine pro Zeile) – mit einem Grund aus der Auswahl: Manuell, Beschwerde, Unzustellbar (Rückläufer) oder Sonstiges.
• Importieren: bestehende Sperrlisten als CSV- oder Textdatei einlesen.
• Exportieren: die vollständige Liste als CSV (E-Mail, Grund, Datum) herunterladen.

Die Sperrliste ist der einzige Datenbestand, der dauerhaft gespeichert bleibt. Das ist gesetzlich erforderlich: Nur so wirkt eine Abmeldung über den einzelnen Versand hinaus, auch wenn dieselbe Adresse Monate später wieder in einer CSV-Datei auftaucht.

Aufbewahrung und Löschung

BgLetter speichert so wenig wie möglich und so kurz wie möglich. Für jeden Versand gilt eine feste Frist: spätestens 30 Tage nach dem Versand werden die versandbezogenen Daten automatisch gelöscht. Das passiert ohne Ihr Zutun; ein Verlängern ist nicht vorgesehen.

Was nach 30 Tagen gelöscht wird

• Empfängeradressen aus der hochgeladenen CSV-Datei.
• Personalisierungsdaten – Namen und alle weiteren Spalten Ihrer Datei.
• Der Nachrichteninhalt des Versands (Text, HTML, Bausteine, Übersetzungen).
• Trackingereignisse – einzelne Öffnungen und Klicks samt Zeitpunkt und Empfängerbezug.

Was erhalten bleibt

• Die Betreffzeile und der Zeitpunkt des Versands.
• Anonyme Kennzahlen: Empfängerzahl, Gesendet, Fehlgeschlagen, Zustellrate sowie Öffnungen und Klicks als Summen – ohne Bezug zu einzelnen Personen.
• Die Abmeldeliste (Sperrliste). Sie bleibt dauerhaft bestehen, weil eine Abmeldung sonst nach 30 Tagen wirkungslos würde.

Entwürfe und Vorlagen

Auch unveränderte Entwürfe werden 30 Tage nach der letzten Änderung gelöscht. Inhalte, die Sie dauerhaft behalten und wiederverwenden möchten, gehören deshalb in eine Vorlage: Vorlagen hängen an keinem Versand und bleiben erhalten, bis Sie sie selbst löschen.

Weniger gespeicherte Daten heißt: weniger, was verloren gehen kann. Die Frist ist kein Nachteil, sondern der Grund, warum Ihre Empfängerliste nirgendwo dauerhaft bei uns liegt.

Nachrichten (transaktional)

Über den Bereich Nachrichten versenden Sie einzelne transaktionale E-Mails – etwa Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Zahlungsbelege, Terminerinnerungen, Bestellbestätigungen oder Benachrichtigungen – an genau einen Empfänger über Ihr eigenes Absenderkonto. Nachrichten sind in jedem Tarif (auch Free) verfügbar.

Für Zahlungen bringt der Baukasten zwei Bausteine mit: den Bezahl-Button (ein Zahlungslink als Vorlage — PayPal.Me, PayPal-Checkout, Stripe Payment Link oder eine beliebige eigene URL; Variablen wie {{AMOUNT}} oder {{INVOICE_NUMBER}} werden beim Versand pro Empfänger eingesetzt, Beträge im Punktformat wie 12.50) und den SEPA-QR-Code (Girocode): Empfänger scannen ihn mit der Banking-App und erhalten eine vorausgefüllte Überweisung mit IBAN, Betrag und Verwendungszweck — ganz ohne Zahlungsanbieter. Beide Bausteine sind in den Vorlagen „Rechnung" und „Zahlungserinnerung" bereits vorbereitet und werden erst mitversendet, wenn sie konfiguriert sind (URL bzw. IBAN).

• Vorlagen für die häufigsten Fälle (Rechnung, Zahlungserinnerung, Beleg, Terminerinnerung, Bestellbestätigung, Benachrichtigung).
• Anhänge: bis zu 10 Dateien mit zusammen max. 10 MB (z. B. Rechnungs-PDF).
• Personalisierung über {{NAME}} und {{EMAIL}}.
• Optionales Öffnungs-Tracking pro Nachricht.

Editor & Baukasten

Newsletter erstellen Sie im Editor mit zwei Modi: dem Baukasten (Blöcke per Drag & Drop, mit Inline-Formatierung – markierten Text direkt in Größe, Farbe, fett usw. ändern) und dem Code-Editor für eigenes HTML. Der Baukasten erzeugt E-Mail-Code, der zuverlässig in Outlook, Gmail und Apple Mail dargestellt wird.

Verfügbare Bausteine

• Text, Button und Bild für die Inhalte.
• Spalten (2, 3 oder 4), Trennlinie und Abstand für das Layout.
• Soziale Netzwerke und ein HTML-Baustein für eigene Snippets.

KI-Übersetzung

Im Editor übersetzen Sie Betreff und Inhalt per Klick in bis zu 36 Sprachen. Sie wählen die Ausgangssprache, die Anrede (Sie/formell oder Du/locker) und die gewünschten Zielsprachen. Platzhalter wie {{NAME}} bleiben dabei erhalten.

Für den mehrsprachigen Versand erhält jeder Empfänger die passende Sprachvariante: Enthält Ihre CSV-Datei eine Sprach-Spalte (z. B. „Sprache“) oder eine Land-Spalte (z. B. „Land“), wird pro Empfänger automatisch die richtige Übersetzung gesendet – andernfalls die Ausgangsfassung.

Sie müssen dafür nicht vorab übersetzen: Alle bei Ihren Empfängern erkannten Sprachen werden zu Beginn des Versands automatisch übersetzt (sichtbar als Status „Wird übersetzt“) – erst wenn alle Fassungen bereitstehen, startet die Zustellung.

So funktioniert die Sprach-Zuordnung: Die Spalte kann beliebig heißen – nach dem Hochladen wählen Sie im Editor aus, welche Spalte die Sprache enthält. Erkannt werden Sprachcodes (de, deu, ger), Locales (de-DE, en-US), Sprachnamen (Deutsch, German) sowie Ländernamen und -codes (Deutschland, Germany, DE, AT). Leere oder unbekannte Werte erhalten die Originalfassung. Die Spalte bleibt zusätzlich als Platzhalter nutzbar.

Tracking

BgLetter erfasst Öffnungen und Klicks je Versand. In der Auswertung sehen Sie Öffnungs- und Klickrate sowie die meistgeklickten Links.

Die einzelnen Ereignisse sind so lange einem Empfänger zugeordnet, wie der Versand vorliegt – spätestens 30 Tage nach dem Versand werden sie gelöscht. Danach bleiben nur die anonymen Summen (siehe Aufbewahrung und Löschung).

Versandberichte

Unter Kampagnen & Statistiken finden Sie alle Versendungen mit Datum, Betreff, Status, Empfängerzahl, Gesendet, Fehlgeschlagen und der Zustellrate (gesendet ÷ Gesamtempfänger). Die neuesten stehen oben. Über das Augensymbol öffnen Sie den Bericht.

Der Bericht zeigt oben die Kennzahlen inklusive Öffnungen und Klicks sowie einen Balken „Versand-Fortschritt“. Die Karte Reaktionen der Empfänger weist Öffnungen und Klicks jeweils als eindeutig und gesamt aus und berechnet die Klickrate (CTR) aus eindeutigen Klicks je eindeutiger Öffnung. Eine Tabelle listet die meistgeklickten Links mit Klicks und eindeutigen Klicks.

• Empfängertabelle: je Empfänger E-Mail, E-Mail-Anbieter, Name, Status und – bei Fehlern – die genaue SMTP-Fehlermeldung sowie der Sendezeitpunkt. Diese Tabelle steht 30 Tage lang zur Verfügung.
• Filter: Alle, Gesendet, Fehlgeschlagen, Ausstehend.
• CSV-Export: „Als Tabelle exportieren (CSV)“ lädt alle Empfänger herunter – unabhängig vom aktiven Filter. Exportieren Sie rechtzeitig, solange die Daten noch vorliegen.

In der Übersicht gibt es kein manuelles Löschen – nötig ist es auch nicht: Nach 30 Tagen entfernt BgLetter Empfängerdaten, Inhalt und Trackingereignisse selbst. Betreff und anonyme Kennzahlen bleiben als Historie erhalten.

REST-API (Kurzüberblick)

Für Integrationen bietet BgLetter eine REST-API. API-Schlüssel erzeugen Sie im Entwicklerbereich Ihres Kontos. Authentifiziert wird per Bearer-Token im Header.

# Transaktionale Nachricht senden
curl -X POST https://bgletter.com/api/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer IHR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "to": "kunde@example.com", "subject": "Ihre Rechnung", "html": "<p>Guten Tag …</p>" }'

Basis-URL ist <ihre-domain>/api/v1; authentifiziert wird per Authorization: Bearer bgl_… oder X-Api-Key: bgl_…. Verfügbar sind Endpunkte für transaktionale Nachrichten (POST /api/v1/messages), für die Abmeldeliste sowie lesende Endpunkte für Konto und Versendungen. Die vollständige Spezifikation liegt unter /api/v1/openapi.json.

• Idempotenz: ein Idempotency-Key-Header beim Nachrichtenversand verhindert doppelte Zustellung bei Wiederholungen.
• Webhook-Signatur: jede Zustellung trägt X-BgLetter-Signature: sha256=… (HMAC-SHA256 über den Rohtext mit Ihrem whsec_-Schlüssel) – prüfen Sie ihn vor der Verarbeitung.
• Ratenlimit: 120 Anfragen/Minute je Konto (Nachrichten zusätzlich 300/Stunde).

Ergänzend stehen Webhooks zur Verfügung, um Ihr System bei Ereignissen (z. B. Abmeldung, Rückläufer/Bounce) in Echtzeit zu benachrichtigen. Endpunkte und Beispielantworten finden Sie im Entwicklerbereich.

Abrechnung

BgLetter rechnet mit einem festen monatlichen Tarifpreis ab – keine Kosten pro E-Mail. Die Tarife unterscheiden sich im monatlichen Versandvolumen, in der Zahl der Absenderkonten und weiteren Limits.

• Kostenloser Free-Tarif zum Ausprobieren – keine Kreditkarte nötig.
• Upgrade jederzeit im Bereich Abrechnung. Für einen niedrigeren Tarif kündigen Sie das Abo (läuft zum Periodenende auf „Free“).
• Alle Preise verstehen sich in Euro; Abrechnung durch die Fontemia GmbH, Grammetstr. 14, CH-4410 Liestal.

Team & Konto

Unter Verwaltung laden Sie Teammitglieder ein und vergeben Rollen: Inhaber, Admin oder Mitglied. Nur Inhaber und Admins sehen die Verwaltung; nur der Inhaber kann einladen, Rollen ändern und Mitglieder entfernen.

Die Zahl der Plätze richtet sich nach dem Tarif – ein zweites Teammitglied ist ab dem Pro-Tarif möglich. Jedes Mitglied aktiviert seine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) selbst unter Einstellungen.

Einstellungen

Unter Einstellungen verwalten Sie Ihr Konto auf einer einzigen Seite mit fünf Karten. Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung stehen jedem Mitglied offen; Rechnungsadresse, Branding sowie Daten & Datenschutz sind dem Inhaber vorbehalten.

• Passwort ändern – neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen. Eine Änderung meldet automatisch alle anderen Sitzungen ab.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung – Einrichtung per QR-Code; danach werden 8 einmalige Wiederherstellungscodes genau einmal angezeigt (bewahren Sie sie sicher auf – sie lassen sich nicht erneut anzeigen). Zum Deaktivieren ist ein aktueller Code aus Ihrer App nötig.
• Rechnungsadresse – Firma, Anschrift und USt-IdNr.; erscheint auf Ihren Rechnungen (nur Inhaber).
• Branding – Markenfarbe, Logo-URL, Postanschrift und eine eigene E-Mail-Fußzeile (Details unten).
• Daten & Datenschutz – „Meine Daten exportieren (JSON)" als Datei sowie das endgültige Löschen des Kontos (zweistufig, unwiderruflich).

Beim Branding wirken Markenfarbe und Logo-URL nur auf die öffentlichen Seiten, die Ihre Empfänger zu sehen bekommen – etwa die Abmeldeseite –, nicht auf versendete E-Mails. Die Postanschrift (Absender) hingegen wird in die Fußzeile jeder ausgehenden E-Mail eingefügt – lassen Sie sie leer, fehlt die Adresszeile (Impressumspflicht nach § 5 TMG). Eine eigene HTML-Fußzeile ist ab dem Business-Tarif verfügbar.

Fehlerbehebung

Die häufigsten Fragen und ihre Lösung auf einen Blick. Die meisten Zustellprobleme lassen sich in wenigen Minuten beheben.

Ist eine Funktion ausgegraut? Dann ist sie in Ihrem Tarif nicht enthalten – neben der Schaltfläche steht der nötige Tarif (z. B. „Ab Pro“). Ein Upgrade im Bereich Abrechnung schaltet sie frei.