Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie Państwa danych osobowych jest:

E-mail:

2. Dwie role: Państwa dane i dane Państwa odbiorców

W odniesieniu do danych, które jako Klient u nas zapisują — danych konta, umowy i korzystania z usługi — jesteśmy administratorem w rozumieniu RODO. W odniesieniu do danych odbiorców, które udostępniają Państwo na potrzeby wysyłki, to Państwo są administratorem, a my wyłącznie podmiotem przetwarzającym zgodnie z art. 28 RODO. Te dane odbiorców przetwarzamy wyłącznie na Państwa polecenie, wyłącznie w celu realizacji wysyłki, i nigdy nie wykorzystujemy ich do własnych celów.

3. Jakie dane gromadzimy

Dane konta: nazwa firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, hasło (wyłącznie jako wartość skrótu), ustawienie języka, rola i przynależność do zespołu. Dane umowne i rozliczeniowe: plan taryfowy, status zamówienia i płatności, numery i kwoty faktur, identyfikatory transakcji PayPal. Dane konfiguracyjne: dane dostępowe Państwa konta e-mail (przechowywane w postaci zaszyfrowanej), dane nadawcy, szablony i wersje robocze. Dane o korzystaniu i dane rejestrowe: czas i rodzaj działań istotnych dla bezpieczeństwa, adres IP i techniczne metadane w dziennikach serwera w celu przeciwdziałania nadużyciom. Dane odbiorców: udostępniane przez Państwa dla każdej wysyłki adresy i pola personalizacyjne.

4. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy Państwa dane w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym udostępnienia Channel, sterowania wysyłką, rozliczeń i wsparcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w celu wypełnienia obowiązków prawnych, takich jak przechowywanie dokumentacji podatkowej i handlowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na bezpieczeństwie, przeciwdziałaniu nadużyciom, analizie błędów i rozwoju usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz na podstawie Państwa zgody, o ile została udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie nie mają miejsca.

5. Dane odbiorców: brak zarządzania adresami

BgLetter świadomie nie prowadzi bazy kontaktów. Dane odbiorców udostępniają Państwo samodzielnie dla każdej wysyłki; są one przetwarzane wyłącznie w celu realizacji tej wysyłki i najpóźniej trzydzieści dni po wysyłce automatycznie i nieodwracalnie usuwane — razem z treścią wysłanej wiadomości oraz powiązanymi zdarzeniami otwarć i kliknięć. Trwale przechowywana pozostaje wyłącznie lista wypisanych: adresy, które wniosły sprzeciw wobec dalszego otrzymywania wiadomości, przechowujemy po to, aby Państwa kolejna wysyłka niezawodnie pominęła te osoby. Przetwarzanie to jest niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z art. 21 RODO.

6. Okres przechowywania

Adresy odbiorców, dane personalizacyjne, treści wiadomości oraz zdarzenia otwarć i kliknięć: najwyżej 30 dni po wysyłce. Anonimowe wskaźniki i tematy kampanii: przez czas istnienia Państwa konta. Dane konta, umowy i konfiguracji: przez czas istnienia Państwa konta, a następnie 30 dni do ostatecznego usunięcia. Wypisania: trwale, ponieważ jest to wymagane prawem. Dokumenty księgowe i rozliczeniowe: dziesięć lat zgodnie z podatkowymi i handlowymi obowiązkami przechowywania. Dzienniki istotne dla bezpieczeństwa: z reguły 90 dni. Konto mogą Państwo w każdej chwili usunąć w Ustawieniach, a wcześniej wyeksportować swoje dane.

7. Miejsce przechowywania i bezpieczeństwo

Dane są przetwarzane na serwerach dostawcy hostingu w Niemczech (UE). Transmisja odbywa się wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (TLS). Dane dostępowe do Państwa konta e-mail przechowywane są w postaci zaszyfrowanej algorytmem AES-256, a hasła wyłącznie jako nieodwracalna wartość skrótu. Dostęp jest ograniczony do niezbędnego minimum, rejestrowany i zabezpieczony przez rozdzielenie ról i klientów oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Bezwzględna ochrona przed nieuprawnionym dostępem nie jest przy przesyłaniu przez internet technicznie możliwa.

8. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane przekazujemy wyłącznie starannie wybranym usługodawcom, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania: dostawcy hostingu z lokalizacją serwerów w Niemczech (obsługa infrastruktury), PayPal (obsługa płatności; PayPal przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator na podstawie własnych postanowień) oraz Anthropic (udostępnienie funkcji AI do tłumaczenia i asystenta). Właściwa wysyłka wiadomości e-mail odbywa się przez skonfigurowanego przez Państwa dostawcę poczty elektronicznej, którego wybierają Państwo samodzielnie i który pozostaje w Państwa odpowiedzialności. Przekazywanie danych w celach reklamowych, ich sprzedaż lub inne wykorzystanie do obcych celów nie ma miejsca.

9. Funkcje wspierane przez AI

Jeżeli korzystają Państwo z tłumaczenia AI lub z asystenta, odpowiednie treści — przy tłumaczeniu tekst Państwa wiadomości, przy asystencie Państwa pytanie — są przekazywane do przetwarzania firmie Anthropic. Symbole zastępcze personalizacji, takie jak {{NAME}}, pozostają przy tym niezmienione; adresy odbiorców nie są przekazywane. Korzystanie jest dobrowolne: każde tłumaczenie uruchamiają Państwo samodzielnie, a bez Państwa działania nie dochodzi do żadnego przekazania. Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku przekazania do USA opieramy się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej wraz ze środkami uzupełniającymi.

10. Międzynarodowe przekazywanie danych

Państwa dane przechowywane są na serwerach w Niemczech (UE/EOG). Administrator ma siedzibę w Szwajcarii, której Komisja Europejska przyznaje odpowiedni poziom ochrony danych (art. 45 RODO); przetwarzanie może zatem odbywać się na terenie EOG i Szwajcarii. Przekazanie do USA następuje wyłącznie w ramach funkcji AI i jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi. Dalej idących przekazań do państw trzecich nie dokonujemy.

11. Pliki cookie i pamięć lokalna

Nie stosujemy śledzących plików cookie, reklamowych plików cookie ani usług analitycznych podmiotów trzecich. W pamięci lokalnej Państwa przeglądarki zapisujemy wyłącznie dane niezbędne technicznie: Państwa token uwierzytelniający, wybrany język oraz ustawienie wyglądu. Zapis ten jest bezwzględnie konieczny do świadczenia wyraźnie zamówionej przez Państwa usługi i dlatego nie wymaga zgody.

12. Pomiar otwarć i kliknięć Państwa wysyłek

W odniesieniu do wysyłanych przez Państwa wiadomości e-mail rejestrujemy na Państwa zlecenie, czy wiadomość została otwarta i czy kliknięto w link. Administratorem tego pomiaru są Państwo; muszą Państwo poinformować o tym odbiorców i, o ile jest to wymagane, uzyskać ich zgodę. Zdarzenia te usuwane są razem z danymi odbiorców najpóźniej po trzydziestu dniach; następnie pozostają wyłącznie anonimowe sumy.

13. Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do danych zapisanych na Państwa temat (art. 15 RODO), do ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 21). Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość. Dane konta i kampanii mogą Państwo w każdej chwili samodzielnie wyeksportować, a konto całkowicie usunąć w Ustawieniach.

Ponadto mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych – w Szwajcarii do Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Jawności (EDÖB), w UE do właściwego lokalnego organu nadzorczego – jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.

14. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Dostosowujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmienia się usługa lub stan prawny. Obowiązuje każdorazowo wersja opublikowana na tej stronie; o istotnych zmianach informujemy Klientów dodatkowo w formie dokumentowej.

15. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych lub wykonywania Państwa praw mogą się Państwo z nami skontaktować pod adresem pocztowym i adresem e-mail wskazanym w Impressum. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie są spełnione ustawowe przesłanki jego powołania.

E-mail: