Documentation

Premiers pas

BgLetter est un Channel : un outil qui vous permet d’envoyer des e-mails via votre propre boîte mail (bring-your-own-SMTP). L’envoi passe par votre serveur de messagerie, vous restez l’expéditeur et la réputation d’expéditeur reste la vôtre - nous ne fournissons aucune infrastructure d’envoi et ne facturons rien par e-mail.

Votre liste de destinataires reste chez vous : les destinataires proviennent d’un fichier CSV, pour chaque envoi. Il n’y a pas de gestion de contacts - ni listes enregistrées, ni segments, ni formulaires d’inscription. Et les données nécessaires à un envoi sont supprimées au plus tard au bout de 30 jours (voir Conservation et suppression).

Prêt en quatre étapes

1. Créer un compte. Inscrivez-vous gratuitement sur /register.
2. Connecter votre propre boîte mail. Renseignez les identifiants de votre serveur de messagerie (voir « Connecter le SMTP »).
3. Créer le contenu. Rédigez votre e-mail dans le créateur de blocs ou dans l’éditeur de code.
4. Importer la liste de destinataires et envoyer. Chargez le fichier CSV de cet envoi, puis envoyez immédiatement ou planifiez l’envoi.

L’offre s’adresse exclusivement aux entreprises et autres utilisateurs professionnels ou institutionnels, et non aux consommateurs.

Connecter le SMTP

Dans Comptes d’expéditeur, vous enregistrez un ou plusieurs comptes d’envoi. BgLetter fournit des préréglages de fournisseurs préconfigurés qui renseignent l’hôte, le port et le chiffrement (p. ex. Gmail/Google Workspace, Microsoft 365, Brevo, SendGrid, Mailgun, Postmark). Chez certains fournisseurs (p. ex. Amazon SES et all-inkl/KAS), vous saisissez l’hôte vous-même, car il varie selon la région ou l’offre.

Paramètres types

Hôte :          smtp.votredomaine.com
Port :          587   (STARTTLS)  ou  465 (SSL/TLS)
Utilisateur :   envoi@votredomaine.com
Mot de passe :  ••••••••  (mot de passe d'application recommandé)
Expéditeur :    "Votre Nom" <newsletter@votredomaine.com>

Après l’enregistrement, vous pouvez lancer une connexion de test. BgLetter indique si la connexion et le chiffrement fonctionnent.

Délivrabilité (SPF / DKIM / DMARC)

La bonne réception de vos e-mails dépend avant tout de votre configuration DNS. Trois enregistrements sont essentiels :

En bref : SPF autorise les serveurs, DKIM prouve l’authenticité et DMARC indique aux destinataires quoi faire en cas de falsification. Ensemble, ces trois éléments améliorent nettement le taux de délivrance.

Destinataires et envoi

Les destinataires proviennent d’un fichier CSV, pour chaque envoi. Vous chargez le fichier dans l’éditeur, associez les colonnes et envoyez. Il n’y a ni listes enregistrées, ni segments, ni formulaires d’inscription : votre liste de destinataires reste chez vous et le fichier d’origine reste sur votre ordinateur.

Structure du fichier CSV

La première ligne est la ligne d’en-tête avec les noms de colonnes. La virgule et le point-virgule sont les séparateurs courants ; enregistrez le fichier en UTF-8 pour préserver les accents.

Email;Nom;Facture;Langue;Pays
anna@example.com;Anna Berger;R-2041;de;DE
paul@example.org;Paul Vetter;R-2042;fr;FR

Les colonnes peuvent porter n’importe quel nom : après l’import, vous choisissez dans l’éditeur quelle colonne contient l’adresse e-mail, laquelle contient le nom et laquelle contient la langue ou le pays. Un fichier d’exemple est disponible dans l’éditeur sous « À quoi doit ressembler le CSV ? ».

Doublons et liste de suppression

• Les doublons sont fusionnés automatiquement : si la même adresse figure plusieurs fois dans le fichier, elle n’est contactée qu’une seule fois - c’est la première ligne et ses valeurs de personnalisation qui comptent. La comparaison ne tient pas compte de la casse.
• Les lignes incomplètes, sans adresse ou avec une adresse manifestement invalide, sont écartées avant l’envoi.
• La liste de suppression s’applique toujours. Les adresses figurant sur votre liste de désabonnement sont ignorées automatiquement à chaque envoi - vous n’avez pas besoin de nettoyer le fichier CSV au préalable.

Envoi

• Aperçu pour ordinateur et mobile - avec des données d’exemple issues de la première ligne de votre fichier CSV.
• Personnalisation via des variables comme {{NAME}}, {{EMAIL}} et vos propres colonnes.
• Un lien de désabonnement est inséré automatiquement - obligatoire et bénéfique pour la réputation.
• L’envoi est régulé via votre propre boîte mail afin de respecter ses limites d’envoi.

Sous Mode d’envoi, vous choisissez l’une des trois vitesses : Livraison sûre (fiabilité maximale, recommandé), Vitesse moyenne (équilibré) ou Vitesse rapide (uniquement pour les boîtes avec des limites d’envoi élevées). BgLetter répartit automatiquement l’envoi afin que les e-mails vers un même fournisseur ne se suivent pas de trop près - aucun réglage d’intervalle manuel n’est nécessaire, et les envois en échec temporaire sont automatiquement retentés jusqu’à deux fois. Vous envoyez immédiatement ou de façon planifiée à un moment choisi.

Lors d’un envoi immédiat, vous suivez la progression en direct et pouvez mettre en pause, reprendre ou annuler l’envoi en cours. Le suivi des ouvertures et des clics est alors toujours actif.

Désabonnements / liste de suppression

La gestion des désabonnements est votre liste de suppression centrale : chaque adresse qui y figure est ignorée de façon fiable à chaque envoi - même si elle se trouve encore dans votre fichier CSV. Lorsqu’un destinataire clique sur le lien de désabonnement - y compris via le désabonnement en un clic (list-unsubscribe) directement dans sa boîte de réception - il apparaît ici immédiatement.

À partir du forfait Pro, une entrée de menu dédiée Désabonnements ouvre la page ; vous pouvez aussi y accéder directement à l’adresse /app/unsubscribes.

• Ajouter : saisissez des adresses manuellement (une par ligne), avec un motif au choix : Manuel, Plainte, Non délivrable (rebond) ou Autre.
• Importer : chargez des listes de suppression existantes au format CSV ou texte.
• Exporter : téléchargez la liste complète au format CSV (e-mail, motif, date).

La liste de suppression est le seul ensemble de données conservé de façon permanente. C’est une obligation légale : c’est le seul moyen pour qu’un désabonnement produise ses effets au-delà d’un envoi isolé, même si la même adresse réapparaît dans un fichier CSV des mois plus tard.

Conservation et suppression

BgLetter conserve le moins de données possible, et le moins longtemps possible. Un délai fixe s’applique à chaque envoi : au plus tard 30 jours après l’envoi, les données liées à cet envoi sont supprimées automatiquement. Cela se fait sans intervention de votre part et ne peut pas être prolongé.

Ce qui est supprimé au bout de 30 jours

• Les adresses des destinataires issues du fichier CSV importé.
• Les données de personnalisation - noms et toutes les autres colonnes de votre fichier.
• Le contenu du message de l’envoi (texte, HTML, blocs, traductions).
• Les événements de suivi - ouvertures et clics individuels, avec leur horodatage et leur rattachement au destinataire.

Ce qui est conservé

• L’objet et la date de l’envoi.
• Des indicateurs anonymes : nombre de destinataires, envoyés, échecs, taux de livraison, ainsi que les ouvertures et les clics sous forme de totaux - sans lien avec des personnes identifiables.
• La liste de désabonnement (liste de suppression). Elle est conservée durablement, sans quoi un désabonnement cesserait de produire effet au bout de 30 jours.

Brouillons et modèles

Les brouillons non modifiés sont eux aussi supprimés 30 jours après leur dernière modification. Les contenus que vous souhaitez conserver et réutiliser doivent donc être enregistrés dans un modèle : les modèles ne dépendent d’aucun envoi et subsistent jusqu’à ce que vous les supprimiez vous-même.

Moins de données conservées, c’est moins de choses susceptibles de se perdre. Ce délai n’est pas une contrainte : c’est la raison pour laquelle votre liste de destinataires ne reste jamais durablement chez nous.

Messages (transactionnels)

La rubrique Messages vous permet d’envoyer des e-mails transactionnels individuels - par exemple des factures, des rappels de paiement, des reçus de paiement, des rappels de rendez-vous, des confirmations de commande ou des notifications - à un seul destinataire via votre propre compte d’expéditeur. Les messages sont disponibles dans tous les forfaits (y compris Free).

Pour les paiements, le constructeur propose deux blocs : le bouton de paiement (un lien de paiement sous forme de modèle - PayPal.Me, PayPal Checkout, Stripe Payment Link ou n’importe quelle URL personnalisée ; les variables comme {{AMOUNT}} ou {{INVOICE_NUMBER}} sont insérées pour chaque destinataire lors de l’envoi, montants au format avec point comme 12.50) et le code QR SEPA (Girocode) : les destinataires le scannent avec leur application bancaire et obtiennent un virement prérempli avec l’IBAN, le montant et le motif - sans aucun prestataire de paiement. Les deux blocs sont déjà préparés dans les modèles « Facture » et « Rappel de paiement » et ne sont envoyés que lorsqu’ils sont configurés (URL ou IBAN).

• Modèles pour les cas les plus courants (facture, rappel de paiement, reçu, rappel de rendez-vous, confirmation de commande, notification).
• Pièces jointes : jusqu’à 10 fichiers pour un total de 10 Mo max. (p. ex. une facture PDF).
• Personnalisation via {{NAME}} et {{EMAIL}}.
• Suivi des ouvertures facultatif par message.

Éditeur et créateur de blocs

Vous composez les newsletters dans l’éditeur, qui propose deux modes : le créateur de blocs (blocs en glisser-déposer, avec mise en forme en ligne : sélectionnez le texte et changez sa taille, sa couleur, le gras, etc. directement) et l’éditeur de code pour votre propre HTML. Le créateur de blocs génère un code d’e-mail qui s’affiche de façon fiable dans Outlook, Gmail et Apple Mail.

Blocs disponibles

• Texte, bouton et image pour le contenu.
• Colonnes (2, 3 ou 4), séparateur et espacement pour la mise en page.
• Réseaux sociaux et un bloc HTML pour vos propres extraits.

Traduction par IA

Dans l’éditeur, vous traduisez l’objet et le contenu en jusqu’à 36 langues d’un clic. Vous choisissez la langue source, le registre (formel ou informel) et les langues cibles souhaitées. Les variables comme {{NAME}} sont conservées.

Pour l’envoi multilingue, chaque destinataire reçoit la variante linguistique adaptée : si votre fichier CSV contient une colonne de langue (p. ex. « Langue ») ou de pays (p. ex. « Pays »), la bonne traduction est envoyée par destinataire automatiquement - sinon la version source.

Inutile de traduire à l’avance : chaque langue détectée parmi vos destinataires est traduite automatiquement au début de l’envoi (statut « Traduction en cours ») - la distribution ne démarre qu’une fois toutes les versions prêtes.

Comment fonctionne l’attribution de langue : la colonne peut porter n’importe quel nom ; après l’import, vous choisissez la colonne contenant la langue. Reconnus : codes de langue (de, deu, ger), locales (de-DE, en-US), noms de langue (Deutsch, German) et noms et codes de pays (Deutschland, Germany, DE, AT). Les valeurs vides ou inconnues reçoivent la version originale. La colonne reste utilisable comme variable.

Suivi

BgLetter enregistre les ouvertures et les clics par envoi. Dans les statistiques, vous voyez le taux d’ouverture et de clic et les liens les plus cliqués.

Les événements individuels ne restent rattachés à un destinataire que tant que l’envoi existe - au plus tard 30 jours après l’envoi, ils sont supprimés. Ne subsistent ensuite que les totaux anonymes (voir Conservation et suppression).

Envois et rapports

Dans Campagnes et statistiques, vous trouvez tous les envois avec la date, l’objet, le statut, le nombre de destinataires, les envoyés, les échecs et le taux de livraison (envoyés ÷ total des destinataires). Les plus récents sont en haut. L’icône en forme d’œil ouvre le rapport.

Le rapport affiche en haut les indicateurs clés, y compris les ouvertures et les clics, ainsi qu’une barre « Progression de l’envoi ». La carte Réactions des destinataires présente les ouvertures et les clics à la fois en uniques et en total et calcule le taux de clic (CTR) à partir des clics uniques par ouverture unique. Un tableau liste les liens les plus cliqués avec les clics et les clics uniques.

• Tableau des destinataires : pour chaque destinataire, l’e-mail, le fournisseur de messagerie, le nom, le statut et - en cas d’échec - le message d’erreur SMTP exact, ainsi que l’heure d’envoi. Ce tableau reste disponible 30 jours.
• Filtres : Tous, Envoyés, Échecs, En attente.
• Export CSV : « Exporter en tableau (CSV) » télécharge tous les destinataires, indépendamment du filtre actif. Exportez à temps, tant que les données sont encore là.

Il n’y a pas de suppression manuelle dans la vue d’ensemble - et ce n’est pas nécessaire : au bout de 30 jours, BgLetter retire de lui-même les données de destinataires, le contenu et les événements de suivi. L’objet et les indicateurs anonymes sont conservés comme historique.

API REST (bref aperçu)

Pour les intégrations, BgLetter propose une API REST. Vous générez des clés d’API dans l’espace développeur de votre compte. L’authentification se fait par un jeton bearer dans l’en-tête.

# Envoyer un message transactionnel
curl -X POST https://bgletter.com/api/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer VOTRE_CLE_API" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "to": "client@example.com", "subject": "Votre facture", "html": "<p>Bonjour …</p>" }'

L’URL de base est <votre-domaine>/api/v1 ; l’authentification se fait via Authorization: Bearer bgl_… ou X-Api-Key: bgl_…. Sont disponibles des points de terminaison pour les messages transactionnels (POST /api/v1/messages), pour la liste de désabonnement ainsi que des points de terminaison en lecture pour le compte et les envois. La spécification complète se trouve à l’adresse /api/v1/openapi.json.

• Idempotence : un en-tête Idempotency-Key lors de l’envoi de messages empêche une double livraison en cas de nouvelles tentatives.
• Signature de webhook : chaque livraison porte X-BgLetter-Signature: sha256=… (HMAC-SHA256 sur le corps brut avec votre clé whsec_) - vérifiez-la avant traitement.
• Limite de débit : 120 requêtes/minute par compte (messages : 300/heure supplémentaires).

En complément, des webhooks sont disponibles pour notifier votre système en temps réel lors d’événements (p. ex. désabonnement, rebond). Vous trouverez les points de terminaison et des exemples de réponses dans l’espace développeur.

Facturation

BgLetter facture à un tarif de forfait mensuel fixe - sans coût par e-mail. Les forfaits diffèrent par le volume d’envoi mensuel, le nombre de comptes d’expéditeur et d’autres limites.

• Forfait Free gratuit pour tester - sans carte bancaire.
• Passez à un forfait supérieur à tout moment dans la rubrique Facturation. Pour un forfait inférieur, annulez votre abonnement (retour à Free en fin de période).
• Tous les prix s’entendent en euros ; la facturation est assurée par Fontemia GmbH, Grammetstr. 14, CH-4410 Liestal.

Équipe et compte

Dans Administration, vous invitez des membres de l’équipe et attribuez des rôles : Propriétaire, Admin ou Membre. Seuls le propriétaire et les admins voient l’Administration ; seul le propriétaire peut inviter, modifier les rôles et retirer des membres.

Le nombre de places dépend du forfait - un second membre d’équipe est possible à partir du forfait Pro. Chaque membre active lui-même son authentification à deux facteurs (2FA) dans les Paramètres.

Paramètres

Dans Paramètres, vous gérez votre compte sur une seule page comportant cinq cartes. Le mot de passe et l’authentification à deux facteurs sont accessibles à chaque membre ; l’adresse de facturation, le branding et Données et confidentialité sont réservés au propriétaire.

• Changer le mot de passe - un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères. Le changer déconnecte automatiquement toutes les autres sessions.
• Authentification à deux facteurs - configuration via un code QR ; 8 codes de récupération à usage unique sont alors affichés une seule fois (conservez-les en lieu sûr - ils ne peuvent pas être réaffichés). La désactivation nécessite un code actuel de votre application.
• Adresse de facturation - société, adresse et numéro de TVA ; apparaît sur vos factures (propriétaire uniquement).
• Branding - couleur de marque, URL du logo, adresse postale et un pied de page d’e-mail personnalisé (détails ci-dessous).
• Données et confidentialité - « Exporter mes données (JSON) » sous forme de fichier, ainsi que la suppression définitive du compte (en deux étapes, irréversible).

Dans Branding, la couleur de marque et l’URL du logo n’affectent que les pages publiques que vos destinataires voient - comme la page de désabonnement -, pas les e-mails envoyés. En revanche, l’adresse postale (expéditeur) est insérée dans le pied de page de chaque e-mail sortant - si vous la laissez vide, la ligne d’adresse manque (obligation légale au titre du § 5 TMG en Allemagne). Un pied de page HTML personnalisé est disponible à partir du forfait Business.

Dépannage

Les questions les plus fréquentes et leur solution en un coup d’œil. La plupart des problèmes de délivrabilité se règlent en quelques minutes.

Une fonction est grisée ? Elle n’est alors pas incluse dans votre forfait - le forfait requis est indiqué à côté du bouton (p. ex. « À partir de Pro »). Une mise à niveau dans la rubrique Facturation la débloque.